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Guía práctica: cómo asignar tareas desde el chat de Google Workspace

Automatización /

¿Estás perdiendo tiempo entre correos, notas sueltas y mensajes de WhatsApp para organizar el trabajo en equipo?


 Google Workspace tiene una función poco conocida pero muy poderosa: asignar tareas directamente desde el chat.


 Y lo mejor: no necesitas instalar nada nuevo.

¿Qué necesitas?

Solo tener una cuenta de Gmail y acceso a la pestaña Chat en tu bandeja de entrada. Esta función está incluida en Google Workspace (antes G Suite) y se puede usar en versiones personales o empresariales.

Paso a paso para asignar tareas desde el chat de Google Workspace

A continuación te explico cómo puedes hacerlo en solo unos minutos:

Paso 1: Abre tu Gmail y ve a la pestaña de Chat

En el menú lateral izquierdo de Gmail, busca la pestaña Chat (si no la tienes visible, actívala desde la configuración).

Paso 2: Haz clic en «Nuevo chat» y selecciona «Crear espacio»

Ahí podrás crear un nuevo grupo de trabajo llamado “Espacio”. Ideal para equipos, proyectos, comités o clientes.

 

Paso 3: Nombra el espacio y configura la privacidad

Ponle un nombre a tu espacio (por ejemplo: “Evento Corporativo 2025”), y elige si deseas que sea privado o visible para otros miembros del dominio.

Paso 4: Entra al espacio y haz clic en “Tareas” (parte superior)

Aquí comienza la magia. Haz clic en Tareas para comenzar a organizar lo que cada miembro debe hacer.

Paso 5: Crea y asigna tareas

Puedes:

  • Escribir un título (ej: “Cotizar catering”). 
  • Agregar una fecha límite. 
  • Asignarla a alguien del grupo. 
  • Añadir detalles o comentarios relevantes.

Todo queda organizado y centralizado en un solo lugar.

Ventajas de usar esta función:

  • No necesitas apps externas de gestión de tareas. 
  • Evitas perder información entre correos o chats. 
  • Todo queda dentro de un solo espacio de trabajo. 
  • Cada miembro puede marcar como completada su tarea y ver el progreso del equipo. 

Recomendación adicional:

Activa las notificaciones del espacio desde tu Gmail o móvil, así sabrás en tiempo real cuando te asignen una tarea o haya actualizaciones.

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