Las herramientas que verás a continuación son las mismas que utilizamos en nuestro día a día para gestionar nuestra oficina BPO y nuestros equipos supervisados. Las recomendamos no solo por su fama, sino porque hemos comprobado su capacidad para transformar la operatividad de una PYME.
Si sientes que tu información está dispersa y manejas un equipo presencial o remoto, estas herramientas digitales de gestión de equipos podrían venirle muy bien a tu negocio.
Herramientas para gestión de empresas:
1. El CRM: GoHighLevel
Un negocio sin CRM es un negocio que pierde dinero. GoHighLevel no es solo una base de datos; es una plataforma «todo en uno» para gestionar leads y cerrar ventas. En BBS lo usamos para centralizar conversaciones de WhatsApp, correos y redes sociales en un solo embudo de ventas, así como para llevar nuestro sistema de ventas y gestión de clientes.
2. Comunicación: Slack
El error número uno es mezclar la comunicación personal con la laboral. Slack permite crear canales específicos por proyectos. Es donde mantenemos la comunicación instantánea y organizada de todos nuestros equipos supervisados. Y lo mejor de todo es que puedes personalizar tus notificaciones para que no te abrumen durante el dia.
3. Contabilidad: QuickBooks
La salud de tu empresa depende de tus números. QuickBooks te permite llevar un registro profesional de ingresos y gastos, automatizando reportes financieros para que siempre sepas dónde estás parado.
4. Gestión de proyectos: Monday, ClickUp o Todoist
¿Quién está haciendo qué y para cuándo? son los tableros de control de tu operación. Permiten visualizar flujos de trabajo y asignar responsables para que nada se quede sin atender. También tiene vistas de gráficos y contabilizadores de rendimiento del equipo y proyectos. Estos son algunos que hemos probado: Monday, ClickUp, Trello o Todoist
5. Reuniones: Zoom
Para reuniones con clientes y equipos remotos, Zoom sigue siendo el estándar de oro por su estabilidad. Es vital para el entrenamiento y el trabajo colaborativo mediante el uso compartido de pantalla, grabaciones y la forma en que puedes interactuar.
6. Estructura y nube Google Workspace
Google Workspace es nuestra base de operaciones para la colaboración en tiempo real. Para llevar nuestros documentos y calendarios. Nos permite trabajar colaborativamente en un proyecto y editar en simultáneo sin que nada se pierda.
- HACK OCULTO: Google Calendar ofrece una función de «Agenda de Citas» gratuita. Puedes enviar un link a tus clientes para que agenden reuniones según tu disponibilidad, eliminando el ida y vuelta de correos.
- La clave: que todo viva en tu unidad de Drive y no en la de tus colaboradores, asi se mantendrá la confidencialidad y protección de datos.
7. Gestión de tiempo: Hubstaff
Esta es una herramienta fundamental en nuestra operativa interna. Usamos Hubstaff para la gestión de nuestros asistentes virtuales remotos, lo que nos permite llevar reportes precisos del tiempo invertido en cada tarea. Para nuestros clientes, esto se traduce en transparencia absoluta, asegurando que cada hora contratada esté respaldada por actividad real y reportes detallados.
¿Por qué la herramienta debe adaptarse al negocio y no al revés?
En Biz Boost Services, siempre decimos algo fundamental: lo importante es que la herramienta se adapte a tu negocio y no tu negocio a la herramienta. No caigas en la trampa de cambiar tus procesos lógicos solo porque una aplicación funciona de cierta forma. El verdadero «superpoder» tecnológico surge cuando pruebas estas opciones y eliges la que mejor encaja con tu cultura y tus necesidades actuales.
¿Y tú? ¿Cuál de estas vas a probar hoy para que se adapte a tu visión?
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