¿Cómo crecer un negocio?, como emprendedor sueles pensar que con más clientes y más ventas harás crecer tu negocio. Como empresario sabes que necesitas algo más y aquí es donde está la clave.
Una historia que viven muchos empresarios:
Cuando comencé a trabajar con dueños de negocio como consultora, me encontré una y otra vez con un problema recurrente: negocios que estaban creciendo, facturando e incluso contratando, pero que llegaban a un punto de saturación en el que el dueño ya no podía más. Estas empresas dependían al 100% de una sola persona para mantener la operación a flote (lo que yo llamo ser EL TODERO DE TU NEGOCIO).
Y no estoy hablando de negocios pequeños con uno o dos empleados, sino de empresas que ya han alcanzado un cierto nivel de éxito.
Y es que cuando empiezas un negocio es natural que tú seas el que haga todo, porque estás empezando, quizás tengas pocos recursos, pero si quieres crecer o el crecimiento empezó a tocas a tu perta, necesitas: Delegar.
En una sesión en particular, recuerdo a un cliente que manejaba una pequeña cadena de ferreterías. Me dijo: “Karen, estoy agotada. Si no estoy en el negocio todos los días, nada funciona como debe”. Y lo entendí perfectamente, porque lo había visto decenas de veces antes. Su problema no era falta de ideas, ni de talento, ni siquiera de dinero: era la ausencia de procedimientos operacionales claros. Aquí es donde comenzó el verdadero trabajo.
¿Cómo crecer un negocio?
Empecemos por analizar este caso y tú también tendrás ese: AJÁ MOMENT.
1. Auditar tus procesos actuales
El primer paso fue sentarnos juntos y analizar cada cosa que él hacía en su día a día. Desde abrir la ferretería hasta supervisar a los empleados o resolver problemas con los proveedores, él estaba en todo. Esto puede sonar admirable, pero es una receta para el agotamiento.
Le pedí que hiciera una lista de todas las tareas que realizaba. Y luego empezamos a clasificarlas:
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- Tareas que generaban ingresos directos: en su caso, negociar con proveedores para reducir costos o crear estrategias para aumentar las ventas de productos.
- Tareas administrativas o repetitivas: revisar inventarios, responder correos o hacer horarios de empleados.
Cuando vio esa lista en papel, se dio cuenta de algo importante: había tareas que solo él podía hacer y otras que podían ser delegadas sin mayor problema. Ese fue nuestro punto de partida (nuestro, AJÁ MOMENT).
2. Clasificar las tareas por impacto y urgencia
Aquí viene lo interesante. Le pedí que mirara esa lista y categorizara cada tarea con base en su impacto en el negocio y su urgencia. La clasificación quedó así:
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- Alta importancia, alta urgencia: por ejemplo, resolver un problema crítico con el sistema de facturación.
- Alta importancia, baja urgencia: diseñar un plan de fidelización para clientes.
- Baja importancia, alta urgencia: atender preguntas frecuentes de los empleados.
- Baja importancia, baja urgencia: responder correos genéricos que podían esperar o ser delegados.
Esta clasificación fue un momento de claridad para él. Lo ayudó a darse cuenta de que había tareas que estaba resolviendo por costumbre, no porque fueran realmente importantes.
3. Herramientas para mapear procesos
Una vez que identificamos las tareas que podían ser delegadas, pasamos a documentarlas. Usamos herramientas simples, pero poderosas como Trello para crear tableros que mostrarán el flujo de cada proceso.
Por ejemplo, el manejo del inventario se desglosó en pasos concretos:
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- Verifique el inventario existente.
- Anotar productos en bajo stock.
- Realizar pedidos al proveedor.
- Confirmar recepción de los productos.
Cada paso fue documentado con capturas de pantalla y ejemplos claros, de modo que cualquier persona en su equipo pudiera tomar el control de esa tarea sin necesidad de consultarle. Ya más adelante, le hicimos estructuras más complejas eligiendo un CRM adecuado para su negocio.
4. El primer paso para delegar
Para dar el salto y comenzar a delegar, elegimos una tarea sencilla pero recurrente: gestionar el horario de los empleados. Creamos un manual operativo que detallaba cada paso del proceso, desde recopilar las solicitudes de horarios hasta crear el calendario y publicarlo. Con este manual, él pudo entrenar a uno de sus supervisores para que se encargue de esta tarea de forma autónoma.
Lo que más se preguntó a mi cliente fue cómo una tarea que antes le tomaba horas cada semana se resolvía SIN ÉL. Y eso era solo el comienzo y lo que pueden hacer sistemas como los CRM por ti. Poco a poco, fuimos repitiendo este proceso con otras áreas de su negocio.
¿El resultado?
Un negocio automatizado, un cliente que pudo contratar un asistente virtual para tareas operativas, empleados con un sistema más organizado que les permite ser más productivo y un dueño de negocio con más tiempo para dedicarse a crecer su negocio, descansar y tener tiempo en familia.
¿Estás atrapado en un empleo que tú mismo creaste?
Identificar y priorizar los procesos clave es un paso fundamental para crecer cualquier negocio. Si todo depende de ti, no estás dirigiendo una empresa; estás atrapado en un empleo que tú mismo creas.
Si quieres empezar a automatizar tus procesos y escalar tus negocios, entonces nuestras Asesorías Empresariales es una buena ruta para empezar. Escríbenos y analizamos qué optimizar en tu negocio para escalarlo con éxito.